Wann zahlt sich der Softwareeinsatz bei einer NPO aus?

 

Die gemeinnützige Organisation entsteht, anders als ein gewinnorientiertes Unternehmen, aus einem gemeinnützigen Ziel, dem mit der Arbeit im Rahmen Gleichgesinnter Vorschub gegeben werden soll: Die Förderung von Personengruppen kann dabei ebenso die Kernaufgabe bilden wie Tätigkeiten für den Umwelt- und Naturschutz, die Begleitung von Kindern, älteren Menschen oder der Gemeinschaft in der Gesellschaft bei Sport und Spiel.

Ebenso wie ein klassisches Unternehmen muss auch die NPO für den zielführenden Betrieb eine Verwaltungseinheit besitzen, die den Schriftverkehr von der Kontaktaufnahme mit Förderern und Geförderten über Einladungen für Events und Termine bis hin zur Finanzierung der Organisation dokumentiert. Mit dem Wachstum der Organisation nimmt auch die Komplexität der täglichen Arbeit zu. Eine Arbeit, die durch eine gute Software für eine NPO optimal strukturiert und erleichtert werden kann.

 

Alltagstaugliche Arbeitslösungen und individuelle Arbeitsschritte vereint 

Wann hat Herr Müller angerufen? Welche neue Anfrage ist besonders dringend zu bearbeiten? Und wie wurde das Gespräch mit Frau Schmidt zur weiteren Vorgehensweise abgeschlossen? Für den Erfolg der gemeinnützigen Organisation bildet das gute Kontaktmanagement einen wichtigen Schlüssel. Das Tagesgeschäft erfordert wiederkehrende Aufgaben ebenso wie individuelle Anforderungen, denen die Verantwortlichen in der NPO gerecht werden müssen. Nicht selten werden zusätzlich anfallende Tätigkeiten im Rahmen des Tagesgeschäftes verschoben. Bis sie am Ende aufgrund von Aktualität, Prioritäten oder anderen Gründen ganz aufgegeben werden müssen, während eine gute Chance verloren geht. 

Ohne die gute Strukturierung der einzelnen Aufgaben ist schnell ein Gesprächstermin vergessen, ein negativer Eindruck bei möglichen Förderern entstanden oder gar ein potenzieller Spender vollständig abgesprungen. Die Verwaltung einer gemeinnützigen Organisation muss wie jedes Unternehmen sorgfältig geführt werden, um den Überblick zu wahren und die anfallende Kommunikation zu unterstützen.

 

Alles im Blick durch einfache Organisation

Wie wäre es, wenn die NPO durch optimiertes Kontaktmanagement stets eine professionelle Außenwirkung erzielt? Die Einladungen für das kommende Event für Familien müssen versandt werden? Werden nach dem Sortieren der Adressdatenbank mit wenigen Klicks ausschließlich alle relevanten Empfänger angezeigt? Reicht die wenige Zeit, die zur Verfügung steht, um sich auf den Termin vorzubereiten? Das Kalendersystem erinnert rechtzeitig an notwendige Absprachen für das Treffen und leitet Informationen bei Bedarf unkompliziert an den richtigen Ansprechpartner weiter. Auf einen Blick sind alle bisherigen Kontaktdaten und Gesprächsthemen zu einem Projekt ersichtlich. Es muss kurzfristig das Projekt eines erkrankten Kollegen der NPO übernommen werden. Auch in diesem Fall soll man sich aufgrund der guten Struktur schnell auf den aktuellen Stand bringen können und es ohne lange Einarbeitungszeiten und Suchen weiterführen können.

 

Eine gute Struktur in der Basis

Die richtige Software-Lösung ist ein zielführendes Werkzeug für die tägliche Arbeit und erlaubt die individuelle tätigkeitsübergreifende Anwendung für vielfältige Aufgaben. So sollte eine Software erlauben, Serienbriefe über die Adressdatenbank zu gestalten, die beispielsweise als Einladung für 

das nächste Event versandt werden. Die Ergänzung von Funktionen für die Buchhaltung unterstützt die Übersicht zu finanziellen Aspekten, während eine Planungsfunktion die Veranstaltungsplanung für Jubiläen, Präsentationen und andere Festivitäten vereinfacht. Übersichtliche To-do-Listen können die Organisationsarbeit ebenso wie den Schriftverkehr vereinfachen. Das Kommunikationsmanagement kann über gezielte Dokumentation stets auf dem neusten Stand gehalten werden, um allen Beteiligten die Informationsgrundlage zu Vereinbarungen und Absprachen zu übermitteln.

 

Für wen ist moderne Software für Kontaktmanagement geeignet? 

Viele NPOs glauben, eine moderne Software für Kontaktmanagement sei vorrangig für die Unterstützung großer Organisationen geeignet. Kleinere Organisationen behelfen sich hingegen häufig mit Excel, Word & Co., um Struktur in die tägliche Arbeit zu bringen. Diese Vorgehensweise wird zumeist als kostengünstige und einfache Lösung angesehen, die für den Bedarf der eigenen NPO ausreicht. Doch mit dem Wachstum der gemeinnützigen Organisation oder der Zusammenarbeit von mehreren Mitarbeitern an einem Projekt zeigen sich schnell diverse Herausforderungen, mit denen das Alltagsgeschäft an funktionelle Grenzen stößt. Der optimale Zeitpunkt, sich für eine gute Software-Lösung zu entscheiden, ist nicht ganz leicht – jedoch gilt: Es ist niemals zu früh, doch auch nie zu spät. Zu beachten ist allerdings, dass mit dem Wachstum der NPO auch der Arbeitsaufwand für die Erneuerung der Strukturen wächst und die Einarbeitung in die neue Organisation des Kontaktmanagements sowie der Verwaltung sich mit vergrößertem Bedarf zeigt. Die gut organisierte NPO sorgt frühestmöglich für eine gute Struktur, die das Kontaktmanagement und die täglichen Arbeitsabläufe fördert und somit den begrenzten Ressourcen mit effizienten Arbeitswegen entgegenkommt. Eine modulare Software-Lösung, die je nach Bedarf und weiteren Anforderungen mitwachsen kann, wäre ein praktikabler Ansatz. Denn damit ergeben sich schon in kleinen Organisationen große Arbeitserleichterungen und für die Zukunft ist auch bereits ein wichtiger Grundstein gelegt worden. Jederzeit ergänzbare Module erweitern die Funktionalität dann ganz rasch und ein aufwendiger Wechsel der Datenbank ist dann auch nicht mehr notwendig. 

Mitwachsende Software Lösung

Den optimalen Zeitpunkt zu finden, um sich für eine gute Software-Lösung zu entscheiden, ist nicht ganz einfach. Jedoch gilt eine Regel: Es ist niemals zu früh und nie zu spät. Mit dem Wachstum der NPO wächst auch der Arbeitsaufwand. Die erfolgreiche NPO sorgt frühestmöglich für eine gute Struktur, welche den häufig begrenzten Ressourcen mit effizienten Arbeitswegen entgegenkommt. Die modulare Software-Lösung von base4IT kann schon in kleinen Organisationen für große Arbeitserleichterung sorgen.

Das Beste daran: Die Software wächst ganz nach Ihrem Bedarf mit.