FAQ

Begrüßungsformel

Ich habe Vor- und Nachname sowie den Titel eines Kontaktes erfasst, gibt es nun die Möglichkeit dass mir diese Angaben beispielsweise in einem automatisierten Brief eingefügt werden? Selbstverständlich, beinhaltet unsere Software diese Funktion. Möchten Sie beispielsweise einen Brief erstellen und wählen anschließend den dazugehörenden Empfänger, wird die komplette Anrede eingefügt.  Werden bei der Begrüßungsformel auch Titel oder Namenszusätze wie Prof. Dr. oder MdB unterstützt? Ja auch diese Spezialität ist in unserer Software enthalten. Man sollte dabei aber wissen, dass z.B. der Zusatz MdB zwar bei der Anschrift mit dabei sein sollte, aber bei der eigentlichen Begrüßungsformel nicht verwendet wird.

Kontakthistorie

Muss ich einen Kontakt der längere Zeit nicht genutzt wurde oder nicht mehr benötigt wird löschen? Nein natürlich muss man einen nicht genutzten Kontakt nicht direkt löschen, es gibt die Möglichkeit Kontakte auf „inaktiv“ zu setzen, somit erscheinen diese nicht mehr in Ihrer Übersicht können aber bei Bedarf wieder auf „aktiv“ gesetzt werden.

Es steht ein Gespräch mit einem langjährigen Kunden an und ich würde mir gerne die Inhalte unserer letzten Gespräche beziehungsweise unseres letzten Informationsaustausch ansehen, gibt es dazu eine Möglichkeit?

Ja dazu verzweigen Sie zum gewünschten Kontakt, dort können Sie unter allen Aktivitäten die Informationen einsehen die jemals mit Ihrem Gesprächspartner erstellt wurden. Egal ob es sich um einen Anruf, einen Termin, ein Dokument oder um eine hinterlegte Notiz handelt.

Dubletten

Ich bin mir nicht mehr sicher ob ich einen Kontakt oder ein Unternehmen schon einmal in das System eingetragen habe. Kann ich es vermeiden, dass dieser nun mehrmals im System vorhanden ist? Ja können Sie – in unserer Software gibt es eine sogenannte „Dublettenprüfung“. Diese überprüft automatisch ob es einen Eintrag mit diesem Namen schon im System gibt.

Kategorien

Bei einer Vielzahl von Kontakten möchte ich nicht den Überblick verlieren. Kann ich meine Kontakte strukturieren, z.B. in verschiedene Kategorien einteilen? Ja Sie können bestimmte Kontakte einer Kategorie zuordnen. Sie können auch Kontakte frei definieren, z.B. als „Projektpartner“ kennzeichnen und wieder andere Kontakte als Spender. In der Auswahl beziehungsweise Benennung sind Sie völlig frei.

Sind sogenannte Kontakt-Kategorien vom System vorgegeben oder kann ich diese individuell nach meinen Bedürfnissen benennen?

Natürlich können Sie die Kategorien nach Ihren Wünschen völlig frei erstellen, unsere Software bietet Ihnen zu Beginn einige Beispiele. Bei diesen handelt es sich aber nur um Vorschläge die jederzeit geändert, beziehungsweise erweitert werden können.

Adressen

Kann ich einem Kontakt mehrere Adressen zuweisen? Selbstverständlich, Sie können einem Kontakt beispielsweise eine Privatadresse, einen Firmensitz oder eine Auslandsadresse, die als Ferienwohnsitz genutzt wird hinzufügen.

Muss ich alle vorgegebenen Felder der Software ausfüllen oder kann ich Angaben auch offen lassen?

Um einen Kontakt anzulegen müssen Sie nur dessen Namen angeben, alle restlichen Angaben sind freiwillig und nicht zwingend notwendig um einen Kontakt im System anzulegen.

Briefe

Ich würde einem Kontakt gerne einen Brief senden, gibt es dazu eine vorgefertigte Möglichkeit? Ja hierzu gibt es eine Funktion. Aus der Übersicht eines Kontaktes kann direkt ein Brief erstellt werden. Dazu öffnet sich ein Word Dokument in dem die Adresse des Kontaktes schon eingetragen ist. Sie verfassen nur noch Ihren Text oder wählen diesen aus einer Vorlage aus.

E-Mails

Ich würde einem Kontakt gerne eine Mail senden, gibt es dazu eine vorgefertigte Möglichkeit? Natürlich gibt es hierzu auch eine Funktion. Aus der Übersicht eines Kontaktes kann direkt eine E-Mail erstellt werden.

Dokumente

Zu einem wichtigen Kontakt erhalte ich regelmäßig wichtige Dokumente. Diese würde ich gerne alle direkt bei dem Kontakt sammeln? Selbstverständlich können Sie beliebige Dokumente direkt bei einem Kontakt archivieren. Es werden dabei beliebige Formate unterstützt. Von einer pdf Datei, ein Excel Formular oder ein eingescanntes Bild, es gibt keine Limitierungen.

Wo werden die Dokumente zu einem Kontakt gespeichert?

Prinzipiell gibt es 2 Möglichkeiten zum Speichern von Dokumenten. Eine Variante ist dabei Dokumente direkt auf einem Verzeichnis im Netzwerk zu speichern. Es gibt aber auch die Möglichkeit Dokumente direkt in der Datenbank zu speichern. 

Verteilerlisten

Gibt es eine Möglichkeit, falls ich verschiedene Kontakte mit demselben Hintergrund ansprechen möchte, diese in einer Liste zusammenzufassen? Ja, dies können Sie mit Hilfe von Kontaktlisten erledigen. Dabei können Sie eine Bezeichnung für eine Liste angeben und alle gewünschten Kontakte hinzufügen. Die Liste steht dann für weitere Verwendungszwecke dauerhaft zur Verfügung.

Kann ich mehrere verschiedene Kontakte in einem Vorgang ansprechen, beispielsweise mit einer Mail oder einem Brief oder muss ich jeden Kontakt einzeln kontaktieren?

Natürlich gibt es die Möglichkeit eine Serienmail beziehungsweise einen Serienbrief zu verschicken. Hierzu wählen Sie eine zuvor erstellte Kontaktliste mit den gewünschten Kontakten aus und binden diese in die Funktion Serienmail oder Serienbrief ein.

Veranstaltungen

Ich habe einige meiner Kontakte in einer Kontaktliste zusammengefasst. Diese Kontakte möchte ich nun zu einer Veranstaltung einladen. Gibt es hierzu eine Möglichkeit? Selbstverständlich, Sie können nun mit Ihrer Kontaktliste eine Veranstaltung planen. Im engsten Sinne bedeutet dies nun das Sie sich verschiedene Schritte überlegen, mit denen Sie Ihre Kontakte ansprechen möchten. 

Gibt es die Möglichkeit mit meinen Kontakten eine Spendenkampagne durchzuführen?

Ja das ist möglich, denn eine Spendenkampagne besteht im Wesentlichen aus einer Verteilerliste mit den potentiellen Spendern und einer Kampagne mit verschiedenen Stufen.

Zu welchem Zweck dienen Kampagnenstufen?

Bei Kampagnenstufen handelt es sich um einen Workflow, der genau die notwendigen Schritte einer Kampagne beinhaltet. Die Kampagnenstufen sind frei definierbar und in vielfältiger Weise einsetzbar. So können Kampagnenstufen z.B. auch für die verschiedenen Schritte bei einer Veranstaltung verwendet werden.

Sind die Kampagnenstufen an eine Reihenfolge geknüpft?

Nein, die Stufen einer Kampagne haben zwar eine Reihenfolge, diese können Sie aber solange ändern, bis die jeweilige Stufe abgeschlossen ist. Auch das Einfügen einer neuen Stufe ist möglich.

Modulare Software-Lösung

base4IT hat in den letzten Jahren zusammen mit Stiftungen eine modulare Software-Lösung entwickelt, die sowohl den Stiftungszweck als auch die Vermögensverwaltung abbildet. Zusätzlich beinhaltet die Lösung die Abbildung der Verwaltungsprozesse.

Ein besonderes Merkmal der modularen Software ist der Stiftungs-Leitstand, der als Informations- und Steuerungsinstrument für die Stiftungsleitung dient. Mit dieser Software-Lösung ist erstmalig eine Komplettlösung für Stiftungen verfügbar, die alle Prozesse in einem integrierten System vereinen kann. Selbst wenn es für eine besondere Stiftungs-Anforderung noch keine fertige Lösung gibt, kann eine individuell dafür entwickelte Software in die Gesamtlösung integriert werden.