Sorgfältige Dokumentation der Kontakt-Verläufe

Die Komplexität in der Kommunikation mit den Kontakten stellt den Mitarbeiter einer Non-Profit-Organisation schnell vor eine große Herausforderung. Und was im heimischen Büro nicht selten zu einer Flut an Notizzetteln führt, muss im Büro in eine koordinierungsfähige Form gebracht werden. Zu jedem Kontakt entsteht im Alltag eine Vielzahl von Aktivitäten, welche die Übersicht aller Informationen über verschiedene Kontakt-Kanäle noch erschwert. Hinzu kommt, dass diese selbst erstellten Dokumentationen nur wenig Übersicht in die Kommunikation mit den Kontakten bringt und oft zu Verwirrungen und weiterführenden Problem führt, sobald die Kontaktliste und das Unternehmen wächst.

Bereits ein einzelner Mitarbeiter hat in der Menge der Informationen und Kontakte schnell Probleme die Übersicht zu behalten. Dies erschwert sich dann noch mit der wachsenden Zahl der Mitarbeiter, da in der Praxis jeder Anwender sein eigenes System entwickelt hat. Die daraus resultierenden Probleme stellen die Organisation vor Fragen:

  • Wie findet man bei Bedarf die richtige Information?
  • Wie greifen Mitarbeiter auf die Informationen von Kollegen zu? 
  • Wie übersichtlich bleibt das System bei Krankheit oder Urlaub von Kollegen? 
  • Kennt die Urlaubsvertretung die Ablagesystematik? 
  • Welchen Einfluss hat der Datenschutz?
  • Ist der Mitarbeiter überhaupt berechtigt alle Informationen einzusehen?