Teamwork als Konfliktpotenzial in der Kontakt-Pflege

Je größer das Non-Profit-Unternehmen geworden ist, umso notwendiger wird die Zusammenarbeit der Mitarbeiter in der Betreuung der Kontakte zu verschiedenen, oft ineinander übergreifenden Themenfeldern. Dennoch ist zu gewährleisten, dass jeder zuständige Kollege im Team gleichermaßen kompetent Fragen und Anliegen von Kontakt-Personen bearbeiten kann. Dies erfordert die schnelle und umfassende Kenntnisnahme des bisherigen Informationsstandes mit Schwerpunkten und Inhalten des bisherigen Kontaktes. Dies funktioniert nicht über die Arbeit als Einzelkämpfer im eigenen Arbeitssystem. Stattdessen muss die Teamarbeit auf eine neue Ebene gebracht werden. Die Informationen sind entsprechend der Zuständigkeiten und Kontakte zu filtern.

Stelle man sich vor, eine Organisation möchte eine Benefizveranstaltung ausrichten. Förderer, Gäste und Medienvertreter sind entsprechend anders zu kontaktieren als die ehrenamtlichen Mitarbeiter oder die möglichen Zulieferer, die zum Gelingen der Veranstaltung beitragen sollen. Dennoch ist es notwendig, dass alle Beteiligten wichtige Informationen zu Veranstaltungsort, -zeit und -grund kennen. Der Mitarbeiter hat nun vielfältigen Arbeitsaufwand zu bewältigen, der in Bezug auf die unterschiedlichen Kontakt-Partner oft mehrfach bearbeitet werden muss.

Die Herausforderung der vielfältigen und umfassenden Kommunikation mit den unterschiedlichen Kontaktpartnern kann trotz der unterschiedlichen Anforderungen im optimalen Fall über eine einzige Lösung erfolgen. In einer zentralen Ablage sollten alle relevanten Informationen zu einem Kontakt gebündelt werden können. Daraus resultiert eine übersichtliche Historie zum jeweiligen Kontakt. Diese bildet die Basis für ein erfolgreiches Kontakt-Management.