Budgetmanagement Alle Posten im Überblick


Alle Posten im Überblick

Auf Basis des Wirtschaftsplanes werden die einzelnen Budgets für eine Spielzeit und/oder ein Geschäftsjahr abgeleitet. Damit der mit dem Träger abgestimmte Gesamtplan eingehalten werden kann, ist es unerlässlich, das große Ganze in kleinere Einheiten aufzuteilen. Auf diese Weise lassen sich dann auch Verantwortlichkeiten und die Budgetsteuerung etablieren. Ob große Budgets einer besonderen Beachtung unterliegen, ist dabei nicht das Entscheidende – vielmehr ist es wichtig, vor allem die steuerungsrelevanten Budgets zu priorisieren. Im Zweifelsfall sind meist die kleineren, aber sehr agilen Budgets das Zünglein an der Waage.

Budgets werden erstellt, um eingehalten werden – das ist die Theorie. In der Praxis ist das aufgrund des Tagesgeschäftes meist nicht ganz so einfach. Hier ist es aber bereits sehr hilfreich, zum Zeitpunkt einer Budgetüberschreitung – wenn diese sich aus fachlichen Gründen nicht vermeiden lässt – zu wissen, dass man sich im „roten Bereich“ befindet.

Hauptfunktionen:

Ausstattungskosten - Kostenvoranschlag
Alle kostenrelevanten Materialien oder Zukäufe für ein Bühnenbild belasten das Budget der Ausstattungskosten. Wenn bei der Erstellung des Kostenvoranschlags bereits die zu erwarteten Kosten bekannt sind, werden die Toleranzen bei der Ausführung wesentlich kleiner sein. Die Ermittlung der Preise auf Basis historischer Daten ist dabei ein wesentlicher Teil der Software. Bei einem angebundenen Bestellwesen können sämtliche Bestellungen direkt aus dem Kostenvoranschlag erzeugt werden.

Gästeetat
Die Planung der Gäste ist nicht nur terminlich, sondern auch bezüglich der Honorare (mit anfallenden Nebenkosten) ein besonders steuerungsrelevanter Bereich. Zum einen geht es oft um stattliche Beträge, andererseits wird das Produkt mit einer hochkarätigen Besetzung erheblich aufgewertet. Hier ist es nicht immer einfach, das rechte Maß einzuhalten. Immer ist es jedoch entscheidend, exakt zu wissen, welches Einzelbudget zur Verfügung steht – und ob die finanzielle Gesamtsituation einen „Ausreißer“ erlaubt.

Aushilfen
Kurzfristig notwendige Aushilfen sind von Natur aus schwer zu planen. Trotzdem sollte dafür ein Budget zur Verfügung stehen. Nur so ist es möglich, gerade diese ad-hoc Kosten immer im Blick zu behalten. Auch hier gilt: Das Budget ist meist nicht allzu groß – aber der Effekt wirkt sich im Falle eines Überschreitens ungünstig auf das Gesamtergebnis aus.

Investitionen

Die Planbarkeit von Investitionen ist normalerweise kein Problem, wenn bekannt ist, zu welchem Zeitpunkt welche Anschaffungen notwendig sind. Für die Steuerung eines Theaters ist es jedoch wichtig, diese künftigen Anschaffungen und die dafür notwendigen Mittel zu kennen. Bei freiwerdenden Budgets kann dann eventuell auch eine Investition vorgezogen werden.

Sonstige Budgets
Selbstverständlich gibt es weitere mögliche Budgets, die geplant und gesteuert werden können. Der Ablauf ist jedoch immer sehr ähnlich: Ein Budget definieren, Ausgaben planen und dann die jeweilige Logistik (z.B. für Materialeinkäufe) mit Steuerungsmaßnahmen versehen.

Maßgeschneiderte Lösungen auf ganz spezielle Anforderungen sind hier unsere Herausforderung – sprechen Sie uns bitte dazu an!